Come organizzare una festa

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Per organizzare una festa senza balli, quindi con sola musica in sottofondo, non si hanno particolari obblighi di legge e di tasse, come scritto in questo articolo.

Vogliamo invece parlare oggi di feste con balli e dj o banda musicale.

Questi sono gli step da seguire

  • In primo luogo si deve scegliere la location.
  • Organizzare il catering, o comunque qualcosa da bere e da mangiare
  • Si deve assolvere gli obblighi di legge (o verificare che chi affitta la sala lo abbia fatto per voi)
  • Scegliere la musica da proporre alla festa

La location
La preferenze deve andare per quelle sale per feste o luoghi aperti al pubblico che abbiano i permessi in regola (pubblica sicurezza, prevenzione incendi e, naturalmente, musica). In alternativa ci si può rivolgere a un esercizio pubblico come una bar, un pub o un ristorante.

Se sapete esattamente quante saranno le persone che verranno alla festa, vi consigliamo di scegliere un locale che permetta di creare la giusta atmosfera. Locali troppo grandi, dispersivi, non avrebbero lo stesso effetto di una sala in cui stare raccolti e vicini.

L’affitto di un locale per feste varia in base al numero d’invitati e, soprattutto, in base ai servizi offerti oltre che alla location.

I prezzi per l’affitto hanno un forbice abbastanza ampia, che può andare dai 100 euro per una piccola sala in un bar/tavola calda, agli oltre 3000 euro per l’affitto di un intero locale, che offra magari un panorama mozzafiato e una serie di servizi accessori.

Prima di scegliere la location vi suggeriamo di decidere che tipo di festa si vuole organizzare. Nel caso gli organizzatori siano più di uno, è bene mettersi d’accordo su cosa si desideri ottenere, pensando sempre agli ospiti prima di tutto.

Verificare che:

  • non ci siano difficoltà di parcheggio
  • sia disponibile un guardaroba
  • l’american bar non sia lontano dalla zona da ballo. Ingaggiare un barman è sempre una buona idea. Il costo varia dai 150 ai 250 Euro.
  • le condizioni dei servizi igienici
  • la possibilità di dividere le eventuali zone per il buffet, evitando che le persone si accalchino simulando assalti a Fort Apache
  • siano disponibili cibo e bevande adatte a celiaci, vegetariani e bambini (potreste non essere al corrente della presenza di una persona celiaca e dover correre ai ripari, meglio essere preparati)
  • sia possibile organizzare, se necessario, qualcosa per i bambini: ingaggiare animatrici per piccoli (Servizio animazione 100/180€, secondo il numero di bambini)

Dj e animazione
Quando si sceglie un DJ, vi consigliamo di verificare sia adatto al tipo di festa che si vuole organizzare. Un DJ “da discoteca” potrebbe risultare inadatto nel caso in cui si pensi a una serata in cui si desideri ballare tutti assieme. Il Dj da discoteca ha in repertorio musica “di tendenza” che, seppur ottima, potrebbe non favorire l’aggregazione. Il nostro consiglio è di verificare che la scelta ricada su un DJ che sappia variare i generi, per creare momenti sempre diversi.
L’uso del microfono deve essere dosato sapientemente. Se è vero che un’animazione troppo pressante può risultare nociva, è anche vero che una serata di sola musica, senza un minimo di coinvolgimento, potrebbe risultare noiosa e, a lungo andare, provocare un isolamento in piccoli gruppi. La giusta soluzione sta nell’equilibrio dell’uso del microfono.

Prezzi medi per un DJ

  • DJ con poca esperienza: da 150 a 250 Euro
  • DJ medio come esperienza e repertorio, senza impianti: da 250 a 350 Euro
  • DJ esperto, animazione, impianti e repertorio, da 400 ad 800 Euro
  • DJ completo e di “settore”: da 800 a 1500 Euro

La SIAE (Società Italiana Autori & Editori)
Si pagano dai 90 ai 200 Euro. Il prezzo varia in base al numero dei partecipanti alla festa.
Ci si deve ricordare di dare il documento SIAE al DJ che, durante la serata, lo deve compilare con le scaletta che ha proposto.
Il documento deve essere riconsegnato alla SIAE da voi.

Assicurarsi che il DJ o chi suona, siano forniti d’un impianto suono adeguato alla situazione, ricordate che un impianto piccolo potrà esser completamente assorbito con molte persone davanti, quindi non lesinate potenza se avete oltre i 30-40 ospiti e non volete rischiare che tutti vadano dal dj a chieder di alzare il volume. Se chi fà la serata non è provvisto d’impianto suono, lo dovrete affittare voi ed il prezzo varia da un minimo di 200, fino ad un massimo di 700 Euro per il solo noleggio di un giorno.

Sicurezza
Assicuratevi che il gestore abbia fatto la comunicazione alla Questura o, nel caso di una festa in ambiente privato con molti invitati, potrebbe essere opportuno avvisare i Carabinieri di zona. Nel caso di feste con numerosi invitati, e di diverse estrazioni sociali, è opportuno che pensiate a un servizio di security.

Costo di un “buttafuori”, dai 100 ai 150 Euro

Catering
La scelta di un menù leggero è sempre da preferire. Molto importante è il servizio, che si consiglia di svolgere in un tempo ragionevole, che non superi le due ore. Vi consigliamo di chiedere almeno due persone di servizio, che siano presenti dall’inizio alla fine della serata.

Prezzi del catering:
Il catering viene calcolato a persona, ma esistono spesso varie fasce di prezzo che prevedono uno sconto per numeri più consistenti di ospiti.

I costi variano fra i 50 ed i 100 Euro per una cena o un dopocena.

Per una festa 18 anni una discoteca è sicuramente la soluzione più adatta. Risponde sicuramente ai requisiti di legge e, di norma, include gli obblighi SIAE nel costo.

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